Одной из важных задач во многих компаниях является необходимость автоматизации документооборота. Она появляется, когда сотрудникам требуется согласовывать большое количество документов - договоров, счетов, актов, отчетов и тд.
Рассмотрим типовой сценарий процедуры согласования. Ответственный менеджер подготавливает договор по новой сделке, распечатывает и передает руководителю на согласование. После чего руководство должно согласовать или же указать ошибки, которые нужно исправить и передать обратно менеджеру. Этот процесс может быть очень долгим и неудобным, а также сопровождаться многочисленными проблемами. Документы теряются, нет четкого понимания на каком этапе находится задача и кто в данный момент ответственный за нее.
РешениеВ Битрикс24 есть инструменты, которые сводят к минимуму ручной труд. С помощью редактора бизнес процессов мы создали процесс по согласованию договора.
Как это работает?
Ответственный за продажу создает сделку и доходит до этапа подготовки договора и согласования его с руководством, бухгалтерией или же юридическим отделом.
Далее запускает бизнес процесс “Согласование договора” из карточки сделки.
После чего ему приходит уведомление с ссылкой на задание.
Инициатор согласования, переходит к заданию и вставляет ссылку на договор.
После этого руководитель получает уведомление о необходимости согласовать договор
Перейдя по ссылке руководитель сможет увидеть ссылку на договор, ссылку на сделку (Перейти к документу) и комментарий. В поле “Комментарий” можно написать ошибки, которые нужно исправить в договоре.
Нажав кнопку “Отклонить”, документ уйдет обратно сотруднику на доработку.
Когда все недочеты в договоре будут исправлены, пользователь снова отправит ссылку на договор и задание уйдет на согласование руководителю. После утверждения документа руководителем, сотруднику придет уведомление об этом.
Данный бизнес-процесс довольно гибкий и может быть адаптирован под требования разных компаний.
Выгоды после внедрения документооборота
В среднем сотрудник может ежедневно согласовывать до десятка договоров, что в совокупности экономит ему около 2 часов в день, а это четверть рабочего времени.
Руководство сможет избавиться от неразберихи связанной с согласованием документов, так как по каждому договору будет доступна вся история изменений и все видно, кто в данный момент ответственный.